事務作業・管理部門が圧倒的に効率化!現代に必須の情報処理スキル3選を、現役のコンサルタント兼エンジニアが解説

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お疲れ様です。堺です。

事務処理や経営分析など、管理部門(バックオフィス)の仕事でも情報処理スキルの有無で差がつく時代になってきました。

私自身、所属したコンサルティング会社では様々な効率化に取り組み、社内での一定の存在感を発揮してきました。今回はそれらを踏まえ特に重要度=効果が高いスキルをピックアップして紹介してみたいと思います。

ITになじみがない人にはハードルが高いかもしれませんが、覚えれば効率に圧倒的な差が生まれ、オフィスワーカーとしての市場価値が大きく上がるものばかりです。ぜひ習得をご検討いただければと思います。

この記事の目標:事務作業の効率化に効果が高い情報処理スキルの列挙と概要説明、導入をご案内します。

事務処理で活用すべき情報処理スキル/ツール、その要件は?

情報処理スキルといっても、導入が難しいとか特別なマシンが必要とかでは導入には不適切です。そこでまず要件を整理します。

事務処理で活用すべき情報処理スキル、チョイスの要件
  • 無料もしくは安価で導入可能
  • インストールキットが整備されていて、すぐに開始できる
  • Windowsで動く

これに沿って、イチオシをピックアップしてみます。

情報処理スキル、ピックアップ3種

  • SQL
  • Python
  • RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)

の3選をご紹介します。一つずつ解説していきます。

SQL

SQLは、表データの更新・削除・検索を行うための問い合わせ命令言語です。

このように、表に対して検索命令を投げることができます。
このように、表に対して検索命令を投げることができます

それならエクセルでいいじゃん!と思うところですが、エクセルでは対処できない局面で効率を発揮する場合が多々あります。

SQLでの表操作がエクセルに比べ優れているところ
  • 大量行の操作に強い(10万行を超えてくるとSQLの方が圧倒的に早い。エクセルで扱えない100万行超の規模でも対応可)
  • 基幹システムなどデータベースソフトで保管されているデータから、自分がほしいデータを自由にロードできる
  • 検索や変更の履歴やプロセスをSQLとして保存できる

特に1点目、大量行の処理には圧倒的に強いです。10万行を超えるとエクセルでは重くて手に負えない感じになることも多いですが、SQLならサクサク操作できるのが強みです。

また2点目も、SQLを知らないと、自分の会社のシステムからデータを取ってくるために、いちいちシステム担当者や外注者を呼ばなくてはなりません。当然データ破壊をしないように注意する必要はありますが、これができると社内外で一目置かれる可能性は高いと思います。

デスクトップでSQLを使うなら、無料のSQL Server Expressがオススメ

SQL Serverはマイクロソフト社が提供するデータベースソフトです。

本格的なアプリケーションに使用するのが本来の使い方ですが、Expressは無料エディションであるため個人的に使うにはもってこいです。また、インストーラーが整備されており、インストール後もUIで操作可能なので使いやすさもあります。

MS社の公式ページでExpressをダウンロードしてぜひ導入してみてください。(導入手続きについては、また後日記事を書こうと思います。)

Python

2つ目、デスクトップの自動化といえばPythonです。デスクトップでさくっと使えて、拡張性が高いプログラミング言語です。

プログラミングに詳しくない人でも、少しドキュメントを読めば簡単なコードを作れると思います。

Pythonで効率化できる色々なタスク
  • 大量ファイルの改名、自動振り分けなどの一括操作
  • 定型文書生成の自動化
  • Webの特定のページから情報を自動収集

などなど。

Pythonについては、デスクトップで始めるPythonというテーマの過去記事で手順をまとめています。詳しくはそちらをぜひご参考ください。

関連記事:【Windowsですぐ始めるPython】Pythonで事務作業の効率化を体験してみよう

また、私自身がPythonに触れ始めたころに参考にした書籍「退屈なことはPythonにやらせよう」を下のリンクに紹介させていただきます。何ができるかと文法が丁寧に説明されている良書です。タイトルも今回の記事にピッタリです。

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)

デスクトップの自動化で有名なRPAですが、「実際問題、どうすれば始められるの?」と私も思っていました。

とにかく始めるという点でオススメなのが、マイクロソフト社がWindows向けに無料解放しているPower Automate For The Desktopというアプリです。

導入はこちらの「Download the Power Automate installer.」という箇所をクリックすればインストーラーが落ちてきます。

無料でこの強力なツールが使えるとは、正直おどろきです。ぜひ使い倒させていただきましょう。

起動すると、様々な自動化アクションが用意されているので、これらを組み合わせてデスクトップの操作を自動化します。
起動すると、様々な自動化アクションが用意されているので、これらを組み合わせてデスクトップの操作を自動化します

結び:情報処理スキルを身につけ、圧倒的な効率化と社内での存在感を得ましょう

私自身、コンサルティング会社で仕事をしていたころは、様々な情報処理ツールを導入・作成を行い、社内にも積極的に流通させていました。

早く仕事をこなすことでゆとりを作り、また社内にITに詳しい人がいない場合、特に存在感を発揮できると思います。(IT質問箱みたいになると面倒という考え方もありますので、そこはうまく立ち回ってください。)

尚、これら紹介した項目について、社内研修などが必要であればぜひ当社問い合わせフォームよりご連絡ください。ご相談の上、懇切丁寧に講義させていただければと思います。

今回もお目通しいただきまして、どうもありがとうございました。

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