こんにちは、堺です。
チャット、Web会議、ファイル共有などなど、近頃の業務用ツールの現場は、何かとクラウドアプリが乱立しがちです。
個別のサブスク代もバカになりませんし、使用する従業員としてもツールが散在すると不便極まります。
そこで、そういったツール類を一括で利用可能できて価格もリーズナブルですよ、という観点でGoogle Workspaceについて語ってみます。
◇目次
Google Workspaceは様々な機能を包括するグループウェア
Google Workspaceは、Googleで提供するグループウェアです。
同じくGoogleのプロダクトであるGMailやGoogleカレンダーを個人的に使用されたことがある方も多いかと思います。これらを組織で効率よく・セキュアに運用できるようまとめ上げるのが、Google Workspaceの位置づけです。
プランにより1アカウントあたり月額680円～の費用が掛かりますが、様々な内包プロダクトがそれを上回る効果を発揮してくれます。
プラン選択については、↓の関連記事で詳しく述べています。よろしければご参照ください。
具体的にできる主な事項まとめ
自社ドメインのアドレスをGMailで使用可能
個人利用では、GMailのアドレスはxxxx@gmail.comというドメインが振られますが、Google Workspaceで使用する場合は、自社ドメインのアドレス（弊社でいえばxxxx@sakai-sc.co.jp）をGMailで使用できます。
GMailで自社ドメインのアドレスを運用することで、次のようなメリットがあります。
- Googleのログインシステムが使用でき、高セキュリティ環境でメール運用できる
- 管理コンソールから、組織全体のメールログを確認できる。
- 退職者が出た場合に、他のアカウントに引き継ぐことでデータ消去を防ぐことが出来る。
- パソコンなど端末紛失時に、管理側からデータアクセスを遮蔽し、情報漏洩を防ぐことが出来る。
- メールサーバーの維持管理費用が不要になる。
組織内でカレンダーを効率よく共有できる
Googleカレンダーも、個人なら無料で利用できるGoogleプロダクトの代表格ですが、Google Workspaceで使用する場合、組織内に効率よくカレンダー共有が可能です。
また、公開状況も管理コンソールで統括できるため、組織の機密を含みがちなスケジュールに関する情報を保護することが可能です。
- 個人アカウントの場合は各人が全員宛てにカレンダー共有処理をする必要があるが、Google Workspaceでは自動で共有される。
- 個人アカウントの場合は、退職した後もアカウントが残り、予定を閲覧できるままになる。Google Workspaceでは統括管理（ブロック、削除等）ができる。
Googleドライブでのファイル共有、共同作業の効率化
Google Workspaceには、クラウドファイルストレージのGoogleドライブも内包されています。
また、Googleのプロダクトであるスプレッドシート、ドキュメント、スライドなど、Microsoft Officeのクラウド版ともいえるアプリの使用にも最適化されており、単なるファイル共有以上のパフォーマンスが発揮されます。
- 同じファイルを同時に編集できる
- ブラウザ上で編集できるので、ダウンロードして編集しても戻してバージョン管理、という余計な作業が不要。
- メンション付きコメントをセルなどのピンポイントな箇所に付与し、相手に速やかに該当箇所を連絡できる。
その他、チャットやWeb会議などのチーム作業用ツールも利用可能
その他、様々な機能が含まれていますが、特筆すべきはチャットやWeb会議なども含まれており、別途のチャットツールなどを契約する必要もなくなる点かと思います。
どこのツールでもさほど変わりませんが、特にチャットについてはアカウント管理が一括で行えるメリットもあります。また、次に説明するコスト削減にも一役買うはずです。
Google Workspaceに統合することによるコスト節約シミュレーション
ここまで見たように、ファイル共有やスケジュール、チャットなど様々な機能が含まれていますので、乱立するクラウドソフトを統合することが可能です。
Google Workspaceにおまとめすることによるメリットを検討してみます。いずれも大手サービスの料金水準と比較します。
個別契約・Google Workspaceの料金シミュレーション
| 活動項目 | 個別に契約した場合の例 | Google Workspace |
|---|---|---|
| メール | とあるレンタルメールサーバー 月額6,000円 | スタンダードプラン 1人あたり月額1,360円 |
| ファイルストレージ | オンプレサーバー保守費 クラウドファイル共有サービス | |
| Web会議 | 大手Web会議アプリ 月額1,600円 | |
| チャット | 大手チャットツール 1人あたり月額850円 |
会社全体でいくら、と1人あたりいくら、が混在しているので単純比較はできませんが、例えば利用社員100人で試算（同じ土俵で比較のためストレージはクラウドを選択）すると、個別契約では月額総額21.76万円、Google Workspaceでは月額総額13.6万円と計算されます。
このように、様々なアイテムを一元管理するとともに、料金に関してもリースナブルに利用できることがお分かりいただけると思います。
Google Workspaceは便利だが設定には慣れが必要。導入支援ならお任せください。
私自身、過去2社でユーザーとして管理業務を担当し、導入支援でも複数の実績があります。
Google WorkspaceはいかにもGoogleのプロダクトらしく、性能は素晴らしいですが諸々が複雑で費用の最適化も難易度が高めの印象です。
導入でお困りであったり、不明点などあれば、是非当社にお問い合わせください。
独自に開始する方へ、始め方をまとめています。
開始の仕方については、関連記事を記載しています。ぜひご参考ください。
今回は以上です。どうもありがとうございました。
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