業務用システムはカスタム制作するべからず、自社の業務を既存のパッケージソフトに合わせるべし。これはITコンサルなどの仕事をしていれば一度は触れる格言です。
この格言に反して、日本の中小企業の現場では奇怪な独自システムが日々生産され動き続けており、既存システムに合わせるなどは夢の世界であるのが現実です。その背景にはどのような事情があるのか？また、それを踏まえて業務システムといかに向き合うか？を本記事で考えていきたいと思います。
（尚、ここでいう業務用システムとは、主に販売管理、債権管理、入金管理などの汎用業務システムを意図しています。）
◇目次
業務標準化には企業体力が必要である
既存業務システムに自社業務を合わせるということは、業務を業界基準に標準化し、特例を許さない方向に向かうことを意味しがちです。ところが中小企業の業務は、少ない得意先、少ない仕入先、少ない従業員の関係の中で成り立っており、その中には特例しか存在しないというくらい、個別にカスタム対応を行い収益を維持しています。
こういった特例まみれの状況からシステムにそった業務標準化に取り組めば、システムの標準にそぐわない得意先、仕入先、従業員との取引は変更依頼、または停止せざるを得ません。そういった大改革に耐えられる中小企業は多くはないのです。これが、中小企業が「既存システムに業務を合わせる」が困難である主たる理由と考えます。
言うは易しの業務標準化
まだまだ下請け構造が根強いのが日本の商取引の現場です。中小企業の中には、最主要得意先が自社の50%以上を占めるような会社も少なくありません。切られてしまえば即座に倒産するような主要得意先に対して、「システムを取り換えるので取引条件を変更してもらえないでしょうか？」など、容易に言えたものではないでしょう。
仮に大企業のように多くの取引先を有し、新たな取引先の獲得能力も十分有するのであれば対応できる可能性も広がるでしょう。それとは逆に、十分な得意先数もなく、獲得能力も不十分であるのが中小企業のマジョリティなのです。
大手企業独自の取引システムが、中小企業のシステム運用をさらに困難にする
以上で述べたように、ただでさえ中小企業にとって業務標準化は苦難の道といえますが、大手企業側も取引システムが業界内で統一されていないことも、中小企業のシステム標準化の困難さに追い打ちをかけています。
例えば発注システム、照会システムなど取引先に対する受発注、請求関連のやり取りを行うシステムを個々に構築している会社が散見されます。こうした会社と取引するとき、各会社のプロトコル（例えばCSVのフォーマットなど）に個々に対応せざるを得ません。こういったビジネス環境から考えても、システムを業務に合わせるのはいばらの道と言えるでしょう。
ではどうするか？～中小企業にとって相応の非標準はやむを得ない
中小企業にとって、個別に例外対応できるというのは大手にはない強みでもあります。システムがこうだから、という理由で取引を断っていれば、規模は中小なのに態度は大手企業のようだという評判が早晩定着し、競争力維持もままならないでしょう。
そういった背景を考えると、一定程度の非標準取引は許容せざるを得ず、業務システムもそれに合わせて独自機能を維持する必要があるでしょう。無理に標準化を進めて業績悪化してしまえば本末転倒です。
業務標準化は長期目線で挑むべし
上述の通り、急激な標準化は会社存続自体が危ぶまれる事態を招く可能性があります。したがって、将来を見据えて徐々に進める必要があるといえます。日々の管理業務を、標準化を念頭に置いて取り組むか、はたまた例外を無限に許容して取引先を増やすことを優先するか。この二つの意識の差は、数年積み重なれば状況は雲泥の差を生むと考えられます。
来るべくシステムの交換に備える意味でも、また業務知識の簡素化の観点でも、「支障のない範囲で標準に合わせる」を日ごろから取り組み続けることが、中小企業管理の生存術と言えるでしょう。
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